Planowanie wydarzeń dla zarówno mniejszej, jak i większej liczby ludzi jest czymś zdecydowanie niełatwym. Trzeba pamiętać, że aby cały event przebiegł zgodnie z oczekiwaniami, potrzebne jest dopięcie absolutnie wszystkiego na ostatni guzik. Ciężko poradzić sobie z tym osobie, która albo nie jest zaznajomiona z tematem, albo działa w pojedynkę. Z pomocą przychodzą wtedy jednak agencje, zajmujące się właśnie organizacją różnego rodzaju imprez kameralnych bądź masowych. Skorzystanie z usług takich firm jest niemal niezbędne, jednak nawet przy ich wyborze trzeba zwrócić uwagę na kilka istotnych szczegółów.
Jaką pracę wykonuje agencja eventowa?
Wspomnieliśmy na wstępie, że celem agencji eventowej jest stworzenie jak najlepszego wydarzenia i pełne dopięcie wszystkich formalności z nim związanych. Sam charakter imprezy jest zazwyczaj różny, przez co praca takich firm wymaga indywidualnego podejścia do poszczególnych klientów. Niestety nie jest możliwe stworzenie eventu, który byłby skierowany do każdej grupy odbiorców – zawsze plan odbywa się względem wcześniej ustalonego projektu.
To właśnie w nim zawarte są niezbędne informacje dotyczące ilości osób, charakteru imprezy oraz jej podziału na poszczególne etapy. W branży eventowej nie ma miejsca na improwizację – kiedy cos nagle wypadnie z harmonogramu, trzeba od razu interweniować. Profesjonalni działacze takich agencji muszą mieć więc dużą cierpliwość i być odporni na stres w pracy realizowanej pod presją czasu.
Strategia agencji eventowych
Po uzyskaniu najważniejszych informacji o wydarzeniu, agencje eventowe przystępują do swojej pracy. Pomagają wybrać miejsce imprezy oraz wpasować je do koncepcji całego przedsięwzięcia. Po ich stronie jest również zadbanie o wszystkie aspekty dotyczące atrakcji, gastronomii i bezpieczeństwa.
Firmy z branży eventowej nawiązują więc współpracę z dekoratorami, przedsiębiorstwami cateringowymi czy ochroniarskimi. Oczywiście, zakres działalności biorących udział przy organizacji samej imprezy jest znacznie większy. Można zaliczyć do nich fotografów, animatorów, konferansjerów oraz oczywiście gwiazdy występujące na scenie.
Jakie wydarzenia organizują agencje?
Decydując się na agencję eventową, warto zwracać uwagę na jej staż i doświadczenie. W większości przypadków możliwe jest wejście w portfolio takich firm, gdzie znajdują się przykładowe imprezy przez nie realizowane. Zdecydowanie zaleca się wybierać przedsiębiorstwa, które miały już do czynienia z organizacją większych imprez masowych, nawet w przypadku planowania małego wydarzenia biznesowego. Skoro agencja dała radę zaplanować i przeprowadzić duży festiwal, to raczej nie będzie miała problemu z małym przedsięwzięciem. Do najczęstszych wydarzeń organizowanych przez agencje eventowe należą:
- Imprezy korporacyjne i biznesowe
- Eventy marketingowe
- Targi i wystawy
- Konferencje
- Imprezy masowe
Jak widać, zakres imprez jest dość szeroki i niekoniecznie ze sobą powiązany. Zdarza się jeszcze, że z usług agencji korzysta się chociażby w przypadku organizacji mniejszych imprez, takich jak urodziny czy okrągłe jubileusze.
