Wdrożenia systemów ERP to skomplikowane, kilkuetapowe przedsięwzięcia, które wymagają zaangażowania wielu osób zarówno po stronie firmy zajmującej się instalacją oprogramowania, jak i po stronie przedsiębiorstwa mającego z niego korzystać. Cały proces musi być odpowiednio przygotowany i zaplanowany, żeby nie wpłynął negatywnie na aktualnie prowadzone projekty. Jednak wdrożenie to dopiero początek. Później trzeba jeszcze zadbać o opiekę serwisową. Czym jest opieka serwisowa ERP i jakie są jej największe zalety?
Coraz więcej firm działających w różnych branżach decyduje się na wdrożenia systemów ERP, bo chce usprawnić procesy i zyskać nad nimi lepszą kontrolę, zmniejszyć koszty, mieć szybszy dostęp do informacji, a przy tym podnieść produktywność pracowników. Korzyści wynikające z tego typu systemów można mnożyć, ale trzeba jednocześnie mieć świadomość, że do ich prawidłowego działania niezbędna jest opieka serwisowa ERP.
Czym jest opieka serwisowa ERP?
Co to takiego? Opieka serwisowa to rodzaj usługi, która zapewnia stałe bezpieczeństwo funkcjonowania wdrożonego systemu. Jest formą wsparcia – asysty technicznej. Jej zakres określa się w umowie. Najczęściej obejmuje m.in. bezpośrednią pomoc w pracy z systemem, instalację aktualizacji i rozszerzeń, szkolenia pracowników czy usługi doradcze w zakresie możliwości rozwoju systemu. W zależności od potrzeb wsparcie odbywa się zdalnie lub stacjonarnie, w określonych godzinach albo przez całą dobę. Czasami ustala się dodatkowo miesięczny limit zgłoszeń, które będą realizowane w ramach umowy i rozpisuje koszty tych pozalimitowych. Co ważne, opieka serwisowa ERP jest usługą świadczoną przez przedsiębiorstwa zewnętrzne – to outsourcing IT.
Jeżeli szukasz firmy, która się tym zajmuje, sprawdź ofertę Gecos. Gecos to oficjalny partner Comarch mający doświadczenie we wdrożeniach ERP i późniejszej asyście technicznej: https://gecos.pl
Dlaczego warto?
Co daje korzystanie z opieki serwisowej ERP? Przede wszystkim wpływa na bezpieczeństwo. Wtedy, gdy system przestanie działać prawidłowo albo jeden z jego modułów nie będzie się komunikował z innymi, szybko da się usunąć awarię. Zdarza się, że w umowie z firmą świadczącą usługi serwisowe określany jest czas reakcji na zgłoszenie – np. maksymalnie w ciągu 15 minut specjalista musi rozpocząć naprawę – i wskazuje się konkretnego opiekuna, do którego można zadzwonić w razie problemów. Dzięki temu ewentualna awaria nie zaburzy na długo funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Poza tym w ramach opieki serwisowej można również rozwijać system w zależności od potrzeb. Jeśli firma poszerza zakres swoich działań, nowe funkcjonalności da się wdrożyć stosunkowo łatwo i szybko. Dodatkowo to znacznie tańsze rozwiązanie niż zmiana całości oprogramowania co kilka lat.
Trzeba także pamiętać, że systemy ERP wymagają regularnych aktualizacji. Jeżeli chce się pracować na najnowszej wersji oprogramowania, a właśnie takie postępowanie jest zalecane, należy instalować aktualizacje. Teoretycznie można to robić samodzielnie, ale w praktyce często okazuje się, że konieczne będzie ponowne ustawienie wybranych parametrów, dlatego lepiej zlecić to zadanie firmie zajmującej się tym na co dzień.
